В менеджменте под информацией понимаются сведения (знания, сообщения) об объекте управления, явлениях внешней среды, их параметрах, свойствах и состоянии на конкретный момент времени, содержащие элемент новизны для их получателя и используемые в процессе принятия решений.
Основные характеристики качественной информации: достоверность и точность; полнота и компетентность; своевременность и актуальность; ценность и полезность; правовая корректность; надежность; краткость и четкость; адресность.
Чтобы достичь требуемых характеристик необходимо:
- упорядочение системы делопроизводства по всем функциям управления в соответствии с современными моделями организации делопроизводства;
- повышение удельного веса аналитической и творческой работы в аппарате управления;
- совершенствование системы контроля за исполнением планово-управленческой документации;
- организация автоматизированных рабочих мест и повышение обеспеченности техническими средствами для решения трудоемких, расчетных и информационных работ.
Информация классифицируется по:
а) объекту изучения.
По показателям качества товара; по положению на рынке; по показателям его ресурсоемкости; по организационно-техническому уровню производства; по социальному развитию коллектива и т.п.;
б) принадлежности к подсистеме системы управления.
По управляющей информацией подсистеме; по функциональной и обеспечивающей подсистемам; информация о внешней среде подсистемы; по научному обоснованию системы и т.п.;
в) по отношению объекта управления к субъекту.
Информация между фирмой и внешней средой; между подразделениями внутри фирмы по вертикали и горизонтали; между руководителями и исполнителями; неформальные коммуникации;
г) по форме передачи.
Вербальная; невербальная;
д) по способу передачи.
Спутниковая; телефонная; электронная; письменная и т.п.;
е) по изменчивости во времени.
Условно постоянные; условно переменные;
ж) по назначению.
Экономическая; техническая; социальная; организационная;
з) по режиму передачи.
Информация, передаваемая в нерегламентируемые сроки; в принудительно определенные сроки; ежемесячная, квартальная, годовая и т.п.;
и) по стадии жизненного цикла объекта.
Информация о стадии маркетинга; НИОКР; организационно-техническая подготовка объекта; списание объекта;
к) по виду источника.
Исследовательская деятельность; информация, получаемая по каналу обратной связи; информация предвидения.
Информационное обеспечение – одна из важнейших, обеспечивающих процесс разработки УР, функций, качество которой является определяющим фактором обоснованности принимаемого решения. Информационное обеспечение направлено на изучение существа вопроса, по которому необходимо принять решение, возможностей и ограничений по принятию эффективных решений. Информационное обеспечение как процесс (в динамике) входит в понятие коммуникации.
Коммуникация – обмен информацией, на основе которого руководство получает данные, необходимые для принятия решений и доводит принятые решения до работников.
В процессе коммуникации выделяется четыре базовых элемента: отправитель (лицо, генерирующее идеи); сообщение; канал; получатель. Задача отправителя и получателя – составить сообщение и использовать канал для его передачи так, чтобы обе стороны приняли и разделили исходную идею.
Информационные процессы – процессы сбора, хранения, обработки, передачи данных с целью управления производственным процессом и соответствующими структурными подразделениями. Информационные процессы подразделяются на три группы:
- обеспечивающие выбор и формирование цели;
- предназначенные для разработки программ действия (для планирования);
- для регулирования (обеспечивающие нормальное протекание по плану).
Информационные процессы имеют определенное значение и лежат в системе информационного обеспечения (СИО).
СИО – система сбора, хранения, обработки, поиска, накопления и передачи данных, используемых в системе управления. Данные системы создаются на основе информационных моделей. Информационная модель – схема потоков информации, отображающая различные процедуры выполнения функций управления и показывающая по каждой задаче связь входных и выходных показателей и документов.
Под потоком информации понимается целенаправленное движение информации от источников до потребителей. Рационализация потоков информации имеет целью исключить дублирование информации, минимизировать маршруты ее прохождения и обеспечить эффективный обмен между органами управления.
Существует два подхода к разработке СИО:
1) функциональный подход.
Когда каждое подразделение самостоятельно организует все операции по сбору и обработке информации, базируясь на собственном документировании в каналах связи и архивах. Данный подход исходит из того, что процесс обработки и подготовки информации неотделим от процесса производства и управления. Такую СИО называют организационно-функциональной.
Недостатки организационно-функциональной СИО:
- значительное дублирование информации;
- недостаточная гибкость в условиях оперативности;
- высокая нагрузка на звенья управления канала связи;
- отсутствие горизонтальных связей между производителями и функциональными подразделениями;
2) системный подход.
Когда СИО проектируется не под каждое подразделение, а под комплекс функций управления, связанных между собой горизонтальными и вертикальными связями на основе единых данных. Этот подход возможен при обособлении процессов сбора, обработки и передачи информации от процессов производства и управления. Происходит централизация информации, обеспечивающая многократность ее использования.
Такая информационная система называется интеграционной. Интеграция включает в себя:
- банк данных, куда поступают запросы на первичные и выходные данные от различных подразделений;
- подсистему планирования, которая обеспечивает информацией для корректировки долгосрочных планов;
- содержит механизмы прогнозирования параметров структуры управления;
- подсистему слежения, которая обеспечивает достижение текущего соответствия между фактическим и планируемым состоянием объекта (движение материальных и трудовых ресурсов в процессе производственных операций).